Huishoudelijk reglement

Algemene Vereniging voor Liefhebbers van Saarlooswolfhonden

Artikel 1, algemene bepalingen
1. De vereniging genaamd Algemene Vereniging voor Liefhebbers van Saarlooswolfhonden, hierna te noemen ‘de vereniging’ is bij notariële akte opgericht op 8 december 2006 en is gevestigd te Steenwijkerland.
2. Dit huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze zijn vastgesteld bij notariële akte op 8 december 2006

Artikel 2, leden
De vereniging bestaat uit leden en gezinsleden.

Artikel 3, donateurs
1. De vereniging kent naast leden donateurs.
2. Donateurs zijn die natuurlijke of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten en die zich jegens de vereniging verplichten om jaarlijks een vastgestelde bijdrage te storten.
3. Donateurs hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke hen in of krachtens de statuten en/of reglementen zijn toegekend of opgelegd.
4. De rechten of verplichtingen van donateurs kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage van donateurs voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft.
5. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.

Artikel 4, het lidmaatschap
1. De aanmelding voor het lidmaatschap geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de secretaris te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mail adres (indien van toepassing) In het geval het in te schrijven lid een of meerdere Saarlooswolfhonden in bezit heeft, dient de aanmelding vergezeld te gaan met de stamboomgegevens van deze Saarlooswolfhond(en) evenals (bij voorkeur en indien aanwezig) de HD- en PRA uitslagen en overige relevante gegevens betreffende de gezondheid.
2. De kosten voor inschrijving dienen bij de inlevering van het aanmeldingsformulier te worden voldaan tezamen met de eerste contributie.

Artikel 5, aanneming van leden
Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit van de secretaris tot toelating en wordt namens het bestuur genomen. De secretaris kan niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren, alsdan beslist het bestuur over het al dan niet toelaten. Eerst na ontvangst van het inschrijfgeld en de contributie van het lopende jaar, is men geacht lid te zijn geworden van de vereniging.

Artikel 6, rechten en plichten van leden
Buiten de rechten en verplichtingen, zoals is bepaald in de statuten van de vereniging, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten.
1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht kennis te nemen van de statuten en het huishoudelijk reglement.
2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan alle door de vereniging georganiseerde activiteiten.
3. Zij hebben het recht om voorstellen en/of wijzingvoorstellen op de agenda van de ledenvergaderingen te plaatsen en deel te nemen aan alle debatten en stemmingen in de ledenvergaderingen.
4. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
5. Zij hebben het recht na kennisgeving aan de voorzitter een introducé(e) mee te nemen naar de door de vereniging georganiseerde activiteiten en algemene vergaderingen. Het recht van introductie geldt niet voor buitengewone vergaderingen van leden.
6. Zij hebben het recht om binnen 4 weken schriftelijk in beroep te gaan indien het lidmaatschap vanwege het bestuur is opgezegd. Deze opzegging is van tijdelijke aard en wordt schriftelijk per aangetekende brief, met redenen omkleed aan betrokkene medegedeeld. Aan het lid van wie aldus het lidmaatschap is beëindigd, worden alle rechten ontnomen die het lid op grond van de statuten en de overige reglementen toekomt. Het bestuur is gehouden het geroyeerde lid op de gebruikelijke wijze uit te nodigen voor de eerstvolgende algemene vergadering van leden. Het geroyeerde lid heeft spreekrecht tijdens de behandeling van zijn beroep. De uitspraak van de algemene vergadering van leden is bindend.
7. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres.
8. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.
9. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, evenals de door het bestuur afgegeven richtlijnen en/of door het bestuur aangewezen commissies afgegeven richtlijnen. Deze richtlijnen worden vooraf duidelijk omschreven en ter beoordeling en akkoord aan de leden voorgelegd.
10. Zij hebben, ingeval van opzegging van het lidmaatschap, de plicht deze opzegging schriftelijk aan het secretariaat te melden.

Artikel 7, royement
Bij zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet dan wel de statuten, reglementen en/of besluiten van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad, kan de vereniging besluiten tot royement van een lid.

Artikel 8, bestuur
1. Onverminderd het bepaalde in artikel 7 lid 1 van de statuten bestaat het bestuur uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en bestuursleden, die ‘gewone bestuursleden’ worden genoemd.
2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen:
a.de algemene leiding van zaken.
b.de uitvoering van de door de algemene vergadering van leden genomen besluiten;
c.het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen, waarbij het bestuur het bepaalde in artikel 6 lid 2 sub d van de statuten als volgt zal interpreteren: de vereniging zegt een lid het lidmaatschap op indien een lid de fokkerij op een dusdanige wijze bedrijft dat deze moedwillig schade aan de hond en/of de vereniging toebrengt.
d.benoeming, ontslag en schorsing van personen en commissies werkzaam ten behoeve van de vereniging.
3. Het bestuur vergadert ten minste tweemaal per jaar, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 3 leden van het bestuur dit wenselijk achten.
4. Een oproep voor een vergadering dient ten minste een week voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal twee weken dient te worden belegd.
5. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Over personen wordt schriftelijk gestemd, terwijl over zaken mondeling gestemd kan worden. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen.Op verzoek en/of uitnodiging kunnen leden bij bestuursvergaderingen aanwezig zijn, mits het verzoek met redenen is omkleed en het een gemaximeerd aantal leden betreft.
6. Het bestuur behoeft goedkeuring van de algemene vergadering van leden voor besluiten die € 2.000 te boven gaan. Deze bepaling geldt te allen tijde. Zolang de begroting van de vereniging echter niet hoger is dan € 20.000 is het bestuur gehouden elk besluit dat tenminste € 500 bedraagt of, indien het bedrag hoger is dan € 500 en meer dan 10% van de begroting bedraagt, goedkeuring aan de leden te vragen.

Artikel 9, taken van bestuursleden
Taken van de voorzitter:
a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven.
b. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij/zij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.
c. geeft onbevooroordeeld leiding aan de algemene vergadering van leden en ziet er zorgvuldig op toe dat ieder stemgerechtigd lid die dit wenst het woord kan voeren. Houdt toezicht op het rechtmatig verloop van de stemmingen zoals de statuten en reglementen voorschrijven.

Taken van de secretaris:
a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem/haar uitgaande stukken,
b. is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren.
c.heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem/haar door de vereniging zijn toevertrouwd
d. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen.
e. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen.
f. houdt een voor leden toegankelijke lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.
g. houdt gegevens bij betreffende Saarlooswolfhonden van de leden, zoals stamboomgegevens, het DNA profiel, de HD uitslagen, het PRA dossier, de keurrapporten et cetera.
h. is verantwoordelijk voor de communicatie.
i. houdt presentielijsten bij van leden op de vergaderingen aanwezig, met uitzondering van vergaderingen van het bestuur. De op de vergadering aanwezige leden zijn gehouden deze lijsten te tekenen.
j. specifieke taken vallende onder het secretariaat kunnen gedelegeerd worden.

Taken van de penningmeester:
a. beheert de gelden van de vereniging.
b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering van leden goedgekeurde uitgaven.
c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven.
d. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem/haar uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken, te bewaren.
e. brengt in de algemene vergadering van leden verslag uit van de financiële toestand. Licht de balans en de staat van baten en lasten over het afgelopen verenigingsjaar toe en stelt een begroting voor het komende verenigingsjaar op, welke na goedkeuring door het bestuur aan de jaarvergadering wordt voorgelegd.
f. voor uitgaven en verbintenissen een bedrag van € 250 te boven gaande, behoeft de penningmeester de toestemming van het bestuur. Deze toestemming wordt geacht de penning meester te zijn verleend indien deze uitgaven tot de vaste lasten behoren, dan wel deze uitgaven het gevolg zijn van genomen besluiten zoals ten behoeve van evenementen.

Bestuursleden en andere personen die door het bestuur zijn aangesteld, zijn bij de beëindiging van hun functie verplicht alle onder hun beheer zijnde verenigingsbescheiden terstond aan het bestuur over te dragen.

Artikel 10, bestuursverkiezing
1. Leden van het bestuur worden gekozen voor een termijn van 3 jaren. Na deze eerste termijn kunnen zij nog eenmaal voor een termijn van 3 jaren worden herkozen. De maximale aaneengesloten termijn bedraagt daarom 6 jaren. Een bestuurslid kan hierna, nadat een termijn van 3 jaren is verstreken waarin hij/zij geen deel heeft uitgemaakt van het bestuur, zich opnieuw kandidaat stellen voor zitting in het bestuur. De algemene vergadering van leden kan beslissen van deze regeling af te wijken indien in voorkomende gevallen dit noodzakelijk is om continuïteit van bestuur te waarborgen. Tijdens de jaarlijkse algemene vergadering van leden zullen tussentijdse bestuursverkiezingen worden gehouden, waarbij elk jaar een of meerdere bestuursleden aftreden. De alsdan aftredende bestuursleden kunnen hierna nog voor een termijn van maximaal 3 jaren worden herkozen. Het rooster van aftreden is als volgt:

1e jaar: de penningmeester.
2e jaar: de secretaris en een gewoon bestuurslid.
3e jaar: de voorzitter en een gewoon bestuurslid.

2. De namen van de aftredende bestuursleden, evenals de door het bestuur gestelde kandidaten dienen opgenomen te worden in de agenda van de algemene vergadering van leden waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. In deze agenda dient tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden van de vereniging geopend te worden.

3. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden ten minste 2 weken voor aanvang van de vergadering en te zijn ondertekend door ten minste vijf stemgerechtigde leden. De kandidaatstelling dient tevens vergezeld te zijn van een ondertekende bereidheidverklaring van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding van de functie die hij/zij in het bestuur ambieert.

Artikel 11, kascommissie
1. De algemene vergadering van leden benoemt de leden van de kascommissie conform artikel 10 lid 2 sub a. van de statuten
2. De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester. Zij is gehouden ten minste éénmaal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan de eerstvolgende algemene vergadering van leden.
3. Indien de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene vergadering van leden. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.

Artikel 12, overige commissies
1. Het bestuur kan zich in zijn taken laten bijstaan door commissies.
2. De benoeming door het bestuur tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar met een maximum van drie jaren.
3. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishoudelijk reglement en wordt vooraf duidelijk omschreven en ter beoordeling en akkoord aan de leden voorgelegd.
4. Elke commissie rapporteert aan het bestuur zo vaak het bestuur dit wenselijk acht.
5. Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter of ten minste twee leden van de commissie dit wenselijk achten.
6. Een commissie is verantwoording schuldig aan het bestuur.
7. Een commissie bestaat uit ten minste 3 personen.
8. Een commissie houdt op te bestaan als de opdracht is volbracht of de taak van de commissie vanwege het bestuur is ingetrokken.

Artikel 13, contributie
1. De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie, waarvan de hoogte door de algemene vergadering van leden van tijd tot tijd zal worden vastgesteld. Leden betalen bij inschrijving eenmalig een bedrag voor inschrijfkosten, waarvan de hoogte door de algemene vergadering van leden van tijd tot tijd zal worden vastgesteld. Gezinsleden betalen een gereduceerde contributie en geen inschrijfkosten om als gezinslid tot de vereniging te worden toegelaten.
2. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele jaar verschuldigd.

Artikel 14, aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid voor eigendommen
1. De vereniging noch de door haar aangestelde functionarissen aanvaarden aansprakelijkheid en/of verantwoordelijkheid voor schade van welke aard dan ook voortgevloeid aan een lid, toegebracht aan een persoon en/of eigendom tijdens bijeenkomsten en overige activiteiten van de vereniging.
Uitgesloten zijn aansprakelijkheid door grove schuld, opzet of voorwaardelijk opzet door de vereniging.
2. Leden die, na kennisgeving, een introducé(e) meenemen naar een activiteit dienen nadrukkelijk de introducé(e) op de hoogte te stellen van artikel 14 lid 1.

Artikel 15, communicatie
De leden worden geïnformeerd over bestuursmededelingen, evenals mededelingen door vanwege het bestuur ingestelde commissies, uitslagen van tentoonstellingen et cetera. Artikelen betreffende gezondheid- welzijn in het algemeen en belevenissen van leden met hun Saarlooswolfhonden worden ter kennisneming aan alle leden gepubliceerd. Daarnaast zullen tevens alle relevante mededelingen of berichten de vereniging, het ras, haar leden en/of derden betreffende worden gepubliceerd. Voorts zullen mededelingen van geboorten en dood van Saarlooswolfhonden aan alle leden worden gemeld. Ook van elke dekking die volgens het fokadvies van de vereniging is verlopen, zal mededeling worden gedaan aan de leden. De leden zullen geïnformeerd worden over het totale aantal levend- en doodgeboren puppen, met bijzonderheden zoals geslacht en vachtkleur. Zodra de tenaamstelling in het stamboomregister van de RvB is voltooid, zullen de volledige stamboomnamen van de ouderdieren en hun puppen, samen met de namen van hun eigenaren, worden bekendgemaakt aan de leden. Tegen deze laatste bepaling kunnen eigenaren bezwaar aantekenen, waarna hun namen niet zullen worden bekendgemaakt.

De redactie van alle publicaties bestaat uit ten minste twee leden. Daarnaast zal een bestuurslid namens het bestuur zitting nemen in de redactie. Onverminderd het bepaalde in artikel 5 lid 8 en lid 9 sub b. als ook het bepaalde in artikel 8 lid 5 van de statuten, zullen ingezonden artikelen van leden te allen tijde worden gepubliceerd, tenzij de schrijver onwelvoeglijk of beledigend taalgebruik bezigt of anderszins de grenzen van algemene fatsoensnormen overschrijdt, dan wel indien de grenzen die hieraan door de wet zijn gesteld, worden overschreden. Een artikel mag maximaal 1500 woorden bevatten. De redactie corrigeert de artikelen op spelling en grammatica. Publicatie hoeft niet te betekenen dat het bestuur instemt met de teneur van het ingezonden artikel. De inhoud en strekking van de artikelen mogen echter het belang en de goede naam van de vereniging niet schaden of de doelstellingen van de vereniging verwerpen. In voorkomende gevallen zal het bestuur oordelen over eventuele geschillen tussen inzender van het artikel en de redactie betreffende al dan niet publicatie. De uitspraak van het bestuur is bindend voor alle partijen.

Artikel 16, wijziging van het huishoudelijk reglement
1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene vergadering van leden, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet ten minste 4 weken bedragen.
2. Ten minste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. Bovendien wordt de voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement ten minste 14 dagen voor de vergadering in het cluborgaan gepubliceerd en/of een afschrift hiervan aan alle leden toegezonden. Voorstellen tot wijziging worden eveneens ter inzage op de website geplaatst.
3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft ten minste een 2/3 meerderheid van de door de aanwezige leden uitgebrachte geldige stemmen, inclusief de uitgebrachte stemmen van het bestuur.

Artikel 17, geschillen
Bij geschillen in spoedeisende gevallen, waarin dit reglement of andere reglementen niet voorzien, of bij enig verschil van mening omtrent de toepassing hiervan, beslist het bestuur. In alle andere gevallen beslist de algemene vergadering van leden, die ingevolge artikel 18 van de statuten een geschillencommissie kan benoemen. De uitspraak betreffende enig geschil is bindend voor alle partijen en de leden zijn gehouden in voorkomende gevallen hiernaar te handelen.

Artikel 18, slotbepalingen
1. Ieder lid, evenals het bestuur en de door het bestuur ingestelde commissies hebben zich te houden aan de bepalingen van dit huishoudelijk reglement.
2. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen ervan treden in werking 14 dagen na de vaststelling. De tekst wordt zo spoedig mogelijk bekend gemaakt aan de leden.

Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van leden de dato 13 mei 2007
Namens het bestuur van de vereniging.

De voorzitter J. Dirkzwager. De secretaris M. Eggink.

download-logoHuishoudelijk Reglement